OA系统的建立，大家使用得最多的就是用Outlook收发电子邮件，其实Outlook还有很多功能，你发现了吗？如果使用得当，工作起来会事半功倍喔，不相信？请留《巧用Outlook，轻松工作》系列文章。
一、今天你联机了吗
一般情况下，如果电脑部的同事不用加班，那服务器就会在下午17：30分关闭的。当服务器关闭以后，Outlook就出处于脱机的状态了。

图1-1
如上图所示，红色框内的图标出现，就表示了你的Outlook已经处于脱机的状态了，所以在这以后你所发的邮件就存放在本机的发件箱里面，而不是发到邮件的收件人那里了。如果在服务器已经打开并正常运行的时候出现以上的图标，那就表示你设置了Outlook为脱机状态了，要把Outlook设回原来的联机状态，只要进行如下的设置即可。

图1-2
进入文件菜单，选择”脱机工作”的选项，则该选项的选择勾就会自动去除，Outlook重新进入了联机的状态。

图1-3

二、关于邮件的分类
1.通过标志分类（按重要程度及完成情况分类）
在日常使用中，有些邮件可能大家会觉得不是很重要，于是看完以后马上删掉或者回复以后就删掉了。但如果重要的信息呢，你们又会怎样去处理？是直接放在收件箱的文件夹里，还是给他做一个什么样的标记，以便以后进行相关的查询呢？
其实Outlook为大家提供了”标记状态”的功能，标记的位置如下图，红框所标的位置

图2-1
标志分两种类型，一类是标识邮件的重要程度的，主要通过颜色来区分，只要对者标记单击右键，就会出现相应的菜单，如下图：

标志的颜色共有6种以供选择。
另一类则可以表示邮件的完成情况的，但就只有一种的标志了，就是”标志完成”的选项了。
对邮件进行分类：一方面，可以直观地看到邮件的重要情况或者里面任务的完成情况；另一方面，可以方便使用者对邮件进行相关的排序及查询等等。

2.通过文件夹进行相关的分类
通过标志我们可以很方便地对邮件的重要情况及完成情况进行相关的区分，但如果要把不同性质的邮件区分开来，那就需要通过文件夹来进行相关的分类了，只有把不同性质的邮件放到不同的文件夹里面，才能比较有效地对邮件进行分类，相关操作如下：

单击”存档文件夹”，点击右键，在菜单中选择”新文件夹”，然后从弹出的新建文件夹窗口中填写文件夹的名称，选择文件夹所存放的相关内容，默认情况下是邮件和公告。

文件夹建立以后就可以直接把相关的邮件拖放到相关的文件夹中去了。邮件结合标志和文件夹的分类功能可以更有效地对邮件信息进行管理。