街访的常规流程是:执行—质量审核—编码—问卷录入—查错—数据报告;新的街访流程,则是将问卷录入纳入到执行过程中操作。即是录入在第一个环节执行中已经同步完成,后面所有流程均为电子化操作。那么在新流程中,我们需要注意哪些方面呢?
第一、好的录入窗体。因为这个录入窗体面向的对象不再仅仅是数据处理部门(DP),而是包括执行部门(FW)以及质量控制部门(QC),甚至研究部门(RD)。这些部门对数据处理接触较少,因此,一个好的录入窗体必须是便于操作同时能够满足这些部门的工作需求。
第二、便利的载体。录入的窗体若使用本地单机版,可以摆脱网络的限制,随时随地进行录入工作,但最大的问题是数据的安全性没有得到有效的保障,随时可能因人为的关系而导致数据全部丢失。因此,采用网络联机版的录入方式为数据的安全性提供了一定的保障,但却受网络的局限。同时,因为录入窗体放在公司的服务器上,一旦同时登录的人数多时,则会影响窗体的响应速度。因此,可以考虑将不同类型项目的远程录入时间进行排程,以减小因多人登陆对速度的影响。
第三、选择合适的录入人员。新流程中录入的工作由DP转向FW,DP对问卷的录入通常是批量且在本地工作,其拥有专业的录入人员;而FW通常是在异地执行,没有相对固定的录入人员。因此,FW督导需要事先对此做好安排,如在异地的人员招聘时有针对性的招聘一个打字速度较快的兼职,或者招聘时要求访问员必须会使用电脑。在问卷录入时,可以集中由一个人录入,也可由访问员独自承担自己所完成的问卷。但后者有一定的风险,建议仍是采用第一种方式,且录入人员相当于一个助理督导,除了录入外,还要承担起基础查错的职责。
第四、积极的心态。此处指的是FW督导对待新的流程需要有积极的心态。从表面上看来,录入原来是由DP负责,现在转到FW上,似乎是增加了FW督导的工作,但是利用好这一多出来的工作,反而是一个能够帮助FW督导的好工具。一方面能够帮督导减轻审卷的工作,因录入窗体兼具查错的功能,因此一份问卷完成录入后,基本上问卷的卷面有何错误均能够发现;一方面还能帮助督导及时发现问题,以避免问题进一步扩大化,因录入的数据能通过网络同时的传给质量控制部门,因此质量控制部门发现问题后能快速知会FW督导。
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