我们工作都有自己的工作流程,工作流程实质上就是实现组织目标和任务的工作路径,这种路径是既定技术、人员素质、分工条件下的产物。当技术、人员、分工发生变化时路径相应也会发生变化,但我们面临的问题是实现组织目标和任务的工作路径可能有很多,也许现在正在行进的路径是最差的,效率最低。如果这样,流程就需要改造,需要创新,提高工作效率。下面我们就再造流程举个例子:
银行柜台业务流程的改造 过去银行储蓄所里的服务流程一般如图所示。 这个流程有三个工作环节或工作步骤,工作顺序是从柜台1到柜台3,三位工作人员每人只负责一个专门的工作,如柜台1主要是接钱和存款单并进行清点,打印一个帐单;然后交由柜台2对钱和单进行复核,入帐或发放;然后一并交予柜台3,柜台3再复核一遍无误则发给顾客,使一笔服务完成。假定每个柜台需要1分钟的工作时间,那么整笔服务至少需要3分钟。若有顾客排在第12位时,则可能要等15分钟才能完成应得到的服务,而服务流程经常会因其中一人打电话上厕所或其他事而打断,如此很难使顾客满意。仔细地分析便知,这么一个流程恰恰是计划经济条件下的银行所信奉的“银行工作不能出错”、“你们要我服务”的理念和价值观的产物。 事实上,当银行的理念和价值观发生变化后,若把顾客放在第一,把顾客的满意度变为自己追求的目标时,把服务流程加以适当的变化,工作效率、顾客满意度就会完全不同,见图 在这个流程中,同样需要三位服务员工,只不过把原来由三个人共同完成的流程交给每个人独自完成而已。假定每个服务员完成全过程需要3分钟时间的话,那么第12位来的顾客最多需要等12分钟,而不是过去的15分钟,如果考虑减少了中间传递环节,但服务速度加快,每个服务员完成全过程只需要2分钟时间的话,则第12位来的顾客最多只需要等8分钟,并且流程不会被打断,且人多可多设窗口,人少则少设窗口,这样顾客的满意度提高了,工作效率也提高了。差错率会不会提高?不会,因为一人负责一个流程,出了错全是此人的责任,反而强化了此人的责任感,加上平时注意技能训练,足以做到不出错。显然这么一个流程是从以顾客为中心、提高顾客满意度的观念出发设定的。
通过以上的例子,我们的技术、人员没有改变,就只是分工发生了变化,我们整个结果就是工作效率就有了很大的提高!
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