座谈会与会人员募集

1. 与会人员甄别方法
2. 督导根据客户提供的名单及其联系方式开展预约工作；
3. 可以结合采取联系人联络的方式进行；
4. 通常以前者为主，后者为辅。

1. 甄别流程
2. 一次甄别：打电话预约符合条件的用户，用户承诺参加座谈会，完成一次甄别。（注意事项详看第四点）
3. 电话提醒并确认：在开会的前一天以及会前的一个小时，督导或兼职需要进行电话提醒和确认。为防止迟到，最好通知被访者提前20至30分钟到达座谈会地点，如有必要则携带好身份证（防止会虫）。
4. 二次甄别：即现场甄别。座谈会当天督导对被访者再次进行甄别，对被访者的资格做最后的把关。督导通过与被访者的直接接触，可以更清楚了解参与者的大致年龄，性格，语言表达能力等，为确认最终的人选奠定基础。在时间不允许的情况下督导也可以在开会的前一天将甄别问卷中“终止甄别”字样去掉并复印。在座谈会当天将甄别问卷发放给被访者候选人填写即可。回收甄别问卷后再次审查是否符合条件。

1. 与会人员甄别注意事项
1. 兼职在预约的过程如果遇到特殊情况请及时询问该项目负责的督导，不可自己做决定。督导无法决定的事情请及时通知定性负责人，采取统一的方式处理。
2. 说话吐字要清晰，语言要流畅。
3. 语速适中，比对方稍快一点点为佳。
4. 充满自信。给人一种专业的感觉，使被访者感到你是可以信赖的，而不是招摇撞骗的。
5. 必须真实填写问卷、客观记录答案。
6. 预约的过程中要特别注意礼貌问题。要以亲切有礼的话语向被访者详细解释座谈会的意图，营造轻松谈天的氛围，消除被访者的疑虑使他们对座谈会感兴趣。如遇被访者条件不符或不愿意来参加，须用委婉的语言对其配合我们的工作表示感谢。切忌带有强迫性或哀求性的说话。
7. 为保证每场座谈会被访者的人数，需要甄别出大约12名左右符合条件且承诺来参加座谈会的被访者，以预防可能的突发事件。如果座谈会的当天下雨的可能性高，则要考虑多成功预约一两名符合条件的被访者。
8. 须尽可能清楚记录被访者的多种联络方式，如家庭电话，单位电话，手机，小灵通号码等，以方便与被访者取得联系。
9. 要记录好电话预约登记表，以便后期统计。统计表头如下：
1. 电话预约情况统计表：

备注：1表示关机；2表示占线；3表示拒绝；4表示无法接通；5表示不符合条件……

1. 联络员联络关系表：

1. 成功预约人员名单（座谈会前两天提交给定性负责人确认）：

请注意：座谈会开始前半小时打印出来给主持人和客户。事后须提交最终电子版给定性负责人。

1. 座谈会场地选择

请注意：督导在座谈会开始两天前确定座谈会场地并通知定性负责人。

座谈会开始前 座谈会前一两天到座谈会开始前

1. 座谈会物品准备

酒店大堂：

1. 水牌：座谈会当天放置在酒店大堂指引被访者到相应地点的指示牌。

接待处：用于为到场的被访者提供会前等候和休息以及督导做现场甄别的场所。

1. 茶水
2. 报刊杂志
3. 纸巾

监控室：客户观看座谈会的场所。

1. 白纸和笔
2. 水和食品
3. 纸巾
4. 烟灰缸和垃圾桶

座谈会室：

1. 充足的水和食品
2. 纸巾
3. 报刊杂志
4. 白纸和笔
5. 座铭牌：座谈会前一天将12名参与者的姓名和主持人的姓名打印完毕，放好以备用。
6. 座谈会期间所需使用的问卷
7. 白板、白板笔（黑色、红色和蓝色各一支）、白板擦、磁铁（8个）
8. 告示贴2本

备注1：其他物品准备

1. 会场中除项目要求外，不摆放与项目有关的产品，不用项目相关产品作接待物品。
2. 在开会前的半小时调好空调的温度，一般在24-25度为佳；

备注2：食品

1. 准备食物的要点：人们熟悉和乐于接受的，食用方便，卫生，容易保管的食品，最好是独立包装的食品。
2. 食物分量：为每两个被访者准备一盘食物，因为两人一盘食物可以通过互相传递食物带动座谈会气氛。
3. 食品种类：食品可以是开心果，糖果，水果等。结合当地的饮食习惯，根据对象的不同，提供不同的食品。（注：当座谈会在下午或晚上进行时，可以冲些较浓的热茶，防止被访者在座谈会期间打瞌睡。）
4. 误餐食品：如果开座谈会的时间会耽误被访者的早餐、中餐或晚餐，需要考虑为参与者准备方便食用的汉堡包或其他中式或商务便餐。
5. 食品的配套用品：盛放食品的用具应选择质量较好的一次性餐具或干净的托盘并且还应准备牙签，盒装纸巾等方便被访者的使用。

主持人：

1. 座谈会大纲
2. 圆桌表
3. 信纸和笔
4. 手表（或主持人自备手机）
5. 座谈会设备准备
6. 录音设备：最好有两支录音笔，电池
7. 录像设备：包括摄像机、磁带、电源线
8. 监控设备

备注：在座谈会开始前一两天需要对各种设备进行调试和检查，保证所有设备都能正常使用。一旦发现问题及时排除或通知专业公司修理。

座谈会进行时 座谈会进行的过程中

1. 安排入场

在确定被访者后，应立刻把被访者和主持人的座铭牌按顺序摆放好。并在征得主持人同意后把合格的被访者引入座谈会室，安排就座。

1. 开小会

为了不使剩下的人员有失落感，在座谈会正式开始后，由督导单独对剩下的人开一个小会。座谈会内容可以谈一些与座谈会有关的问题，但注意不要透露客户的名称。小会的时间一般控制在10到15分钟左右，在小会结束后，同样给被访者礼品或一半的礼金作为感谢，并及时疏散。

1. 座谈会记录

在没有笔录员的情况下，需要另外安排一位事先培训过的兼职担任记录工作。兼职主要是负责把整个座谈会的说话顺序和开头的几个字记录下来，以便笔录员不在座谈会现场也能清楚的知道说话的顺序。如：
M：接下来我们来谈一谈媒体接触……
2：我认为……
4：
2：我接触的主要是
……

1. 座谈会现场小结

根据定性负责人提供的模板现场记录座谈会主要结论。

1. 其他方面的跟进
1. 注意录音带，录像带，电池的使用时间，及时更换。如果督导临时离开现场，必须安排在场人员代为留意。
2. 领会主持人的意思，及时派发问卷、纸笔给被访者填写并回收。

座谈会结束后

• 给被访者礼金。
• 收拾会议室，为下一场作准备。
• 检查录音、录像的效果。
• 打印好录音带、录像带的标签，内容包括：项目代号、项目名称、开会日期、开会时间。
• 传送当天录音给笔录员，并于座谈会结束后72小时内给到定性负责人笔录。
• 小结员及时整理笔录小结，并于座谈会24小时内提交主持人。
• 主持人撰写座谈会小结，并36小时内与小结员小结汇总，形成座谈会小结。